Bild av Ivan Samkov via Pexels
”Mejl” kanske inte är det sexigaste ämnet men det är något många av oss måste hantera. Det är också något som, jag tror, många blir stressade av. Desto fler olästa mejl jag har i inkorgen, desto mer stressad blir jag. Det är verkligen inte en känsla jag vill ta med mig in under sommarsäsongen.
Så vad kan vi göra för att hantera mejlstressen och hur tar vi oss närmare inkorgs-nirvana med ”inga olästa mejl”? Här är mina bästa tips om…
…du har tusentals olästa mejl
Släng dem allihopa. Det finns faktiskt bara en sak att göra om man har 6 700 stycken olästa mejl – tryck på delete-knappen. Du behöver en ny start, ny ruta och noll olästa mejl i inkorg. Om du blir nervös över att slänga sånt som du inte borde, ta en dag och flagga det du behöver. Hittar du något du behöver spara, passa på att skapa mappar av olika kategorier du kan lägga viktiga mejl i och TA-DA, du har nu satt upp ett system att använda hädanefter. Nästa gång du får ett mejl, svara direkt eller lägg det i en mapp. Alternativt avfölj den prenumerationslista du har hamnat på…
…du börjar känna att du har tappat kontrollen över din inkorg
Använd dig av tre-om-dagen-regeln. När du har sagt till mejlen när den ska hämta hem meddelanden, kan nästa steg vara att säga till dig själv när du ska läsa dem. Om du trivs med att kolla mejlen lite då och då, kör på! Men om du kommer på dig själv att konstant kolla mejlantalet växa utan att egentligen göra något åt det – då är det dags att organisera din tid.
Tre-om-dagen-regeln är så enkel som den låter. Du kollar in din inkorg en gång på morgonen och svarar till det som kommit in kvällen innan, sen igen vid lunch för att se om det är något viktigt som kommit in under förmiddagen och sist precis innan du ska gå hem för att svara och organisera det som finns kvar. Mellan dina tre ”nedslag” har du mejl-appen avstängd så du kan fokusera på annat.
…du känner att du alltid blir distraherad av din mejl
Sätt mejlen på push. Jag rekommenderar att du gör det här även om du inte är lättdistraherad. Genom att sätta din mejl på push, säger du till din telefon att hämta in nya mejl när du öppnar appen – istället för att hämta hem meddelanden dagarna i ända. Ett sätt att göra det på din iPhone är att sätta din mobil i batterispar-läge. När du har mejlen på push ger det dig en bättre chans att hålla koll på inkommande meddelanden och ta hand om de när du har tid. På din dator kan du se till att hålla mejlprogrammet (eller webbläsaren) stängd tills du faktiskt har tid att gå igenom mejlen. Bara det faktum att du inte behöver se hur notis-siffran stiger varje timme kommer hjälpa dig att fokusera på det du vill i stunden! Enkelt, men effektivt.
…du känner att du tillbringar hela dagarna med att svara på mejl
Schemalägg specifik svara-tid. Det här verkar vara en ny trend som jag tycker är intressant. Fler och fler använder sig av specifika luckor i veckan för att svara på mejl. En gång fick jag ett automatiserat svar där de berättade att de bara svarar på mejl måndag, onsdag och fredag. Sättet att göra det här på (utan att skapa panik för den som söker svar) är att inkludera ditt ”svars-schema” i din signatur och slå på ett automatiserat svar som går ut när någon mejlar dig utanför luckorna. Skriv med ett telefonnummer i både signatur och auto-svar för de som har brådskande ärenden.
Att sätta upp den här typen av schema innebär att man tar bort stressen av en inkorg som springer ifrån en, och får tid för annat kul eller viktigt. Om du känner att det här är något som skulle fungera i din nuvarande roll, glöm inte att aktivera ett auto-svar som går ut med din nya email-strategi.
…om det inte är möjligt för dig att nå noll olästa mejl inom en snar framtid
Sätt upp ett mål för dig själv. Om du ändå inte känner dig helt sugen på att radera alla olästa mejl i ett svep, gör det till ett mål. Har du 1000 olästa mejl? Okej, säg att du går igenom 100 mejl per dag i 10 dagar. Sen är du klar! För att snabba upp processen kan du se över datum och bestämma dig för att radera allt som är mer än ett år gammalt. Det kanske inte är så stor risk att du behöver dem ändå? Högen mejl att gå igenom blir snabbt mindre.
Hur du än väljer att göra, gör det! Tänk att börja sommarsemestern med en nolla på inkorgen?!
