Hur du navigerar feedback på jobbet

För mig är feedback en självklarhet. Det är en kommunikationsform vi använder för att kunna utveckla och växa som människor (och företag!). Ändå är det väldigt få av de jag frågat runtomkring mig som faktiskt jobbar på en arbetsplats där feedback används och där man kan föra en dialog om varandras utvecklingar, utmaningar och framgångar. När jag pratade om det här i Embrace Her podcast i fredags sade jag att ”jag borde fanimej skriva en artikel om det” – så nu gör jag det!

Vad är det egentligen som gör att vi är så rädda för att utvecklas med hjälp av någon annans perspektiv?

Enligt Ed Batista (Stanford University) är feedback ett socialt hot och kroppen reagerar därefter. Att vår identitet, lycka och jobb ifrågasätts gör att pulsen ökar, hjärtat slår hårdare och vi kan känna oss rädda. När du får feedback sätts två av dina mänskliga kärnvärden mot sin spets – drivkraften att vilja utvecklas (positivt) samt önskan att vara accepterad, omtyckt och respekterad för den du är just nu (negativ). Anledningen till att vi känner det sistnämnda är för att vi ofta ser feedback som ett personligt påhopp. Att det handlar om att personen inte tycker om dig, är ute efter dig och inte om att ni är påväg mot samma mål.

För att avväpna situationen och för att du ska kunna integrera feedback har jag brutit ner det hela. Häng med!

Vad är bra feedback?

Det viktigaste med feedback är hur den levereras. Målet är att skapa en dialog med personen du ger feedback till, och för att göra det måste du själv vara i rätt mindset.

• Anta alltid att den andra personen har positiva avsikter

  Mitt ABSOLUT bästa tips för att leva ett generellt bättre liv. Om en person gör något som gör dig frustrerad, irriterad eller ledsen – ta ett steg tillbaka och försök se situationen från deras perspektiv. Kan det finns någon bakomliggande anledning till att de agerade som de gjorde? Du lär bli förvånad över hur många personer som inte är ute efter att förstöra din dag.

• Separera personen från agerandet

  Det sociala hotet vi pratade om tidigare grundar sig i att konversationen känns som ett personligt påhopp. Ingen tycker om (eller hanterar särskilt bra) när man känner sig orättvist behandlad eller kritiserad. Därför är det viktigt att när du ger feedback, så ska du ge feedback på vad personen gjorde i den stunden och inte vem personen är. Krasst exempel: ”Du betedde dig som en idiot” är lättare att hantera än ”Du ÄR en idiot”.

• Gör det så snart som möjligt

  En gång fick jag feedback en månad senare. Jag kom inte ihåg händelsen vilket innebar att jag inte hade något att tillägga i konversationen, utan kände mig dum och fick stå tyst. Det är lätt att ta upp gamla saker (om det var en negativ händelse är chansen stor att du kommer ihåg det väldigt väl, jämfört med stackarn som inte ens reflekterade över att händelsen ens hände) när man ger någon feedback. Men det du gör då är att du inte ger dem någon chans att vara med i samtalet. Om det är något du vill säga, gör det så snart som möjligt så båda har händelsen fresh in mind.

• Utgå från vad du själv såg

  Don’t be the messenger. Utgå från vad du själv såg och hörde, så kommer du alltid kunna stå för det. Om du baserar din feedback på saker du hört från andra faller konversationen platt om du får en följdfråga.

• Berätta varför du reagerade som du gjorde och hur det fick dig att känna

  Samma som ovan, om du utgår från dig själv och hur du känner kan du inte ha fel. Självklart kan din upplevelse av situationen ha missuppfattats och behöva tillrättas men ingen kan säga att du ljuger eller överdriver. Det här gäller även (om inte mer) personliga relationer.

• Öppna för dialog (how come)

  Gå in i konversationen med tanken att skapa en dialog. Du vill förstå hur den andra personen har sett på situationen och hur ni kan gå vidare. Kanske är det något du har missat och behöver lära dig? Kanske somnade du till på mötet där de meddelade det nya arbetssättet!? Ett annan knep jag brukar använda för att bjuda in till konversation är att tänka på hur jag ställer frågan. Exempel: ”hur kommer det sig att…” känns vänligare och med inbjudande än ”varför gör du…”.

Hur du skapar en feedback-kultur på jobbet

Det svåra med att börja använda feedback som ett faktiskt verktyg är när ingen annan gör det. För att båda parterna ska känna sig bekväma (den som ger och den som tar emot feedback) behöver det finnas en feedback-kultur som lär ut vad det hela handlar om. Om du känner att den här typen av verktyg skulle vara en bra idé för din arbetsplats är det lättast att hitta nyckelpersonen i teamet. Vem kan du prata med om initiativet och hos vem tas det emot? Känner dig osäker på om din chef är öppen för det rekommenderar jag att prata med din HR-avdelning som har lite mer muskler för att kunna implementera det på en högre nivå. Kanske förslå att teamet borde få en utbildningsdag där ni alla går igenom och tillsammans diskuterar feedback. Att lyfta intern kommunikation ligger i alla företags intresse – så var inte rädd för att starta konversationen!

Negativ feedback är inte negativt

För ett par år sedan satt satt jag i ett team-möte på en tidigare arbetsplats och nämnde frasen ”negativ feedback”. Jag blev direkt rättad att det heter ”konstruktiv kritik” – och det här vill jag utmana! Inte nödvändigtvis att använda frasen konstruktiv kritik men jag vill inte att vi vara rädda för ordet negativ. När det kommer till feedback är en negativ reaktion framkallat av ett agerande, inte av dig som människa – och ageranden kan vi ändra. Ageranden kan vi lära oss av! För att utvecklas behöver du både positiva och negativa, så var öppen för det.

Hur du kan använda tipsen för ditt privatliv

Jag vill avslutningsvis lägga in en personlig notis: allt jag har lärt mig om feedback har hjälpt mig SÅ mycket som person. Att hantera jobbiga situationer med vänner och familj skrämmer mig inte lika mycket som det gjorde förr, för jag är säker på att jag kan bredda mitt perspektiv och framföra mina känslor i en konversation. Jag drar mig inte undan eller slänger mer eld på en redan brinnande brasa.

Jag skulle också gå så långt som att säga att den här kunskapen gör dig till en bättre medmänniska. Att ”anta att alla har positiva avsikter” gör mig lite gladare och gör att jag har bättre empati för människor. Det händer något med dig när du stannar upp och försöker se andras perspektiv. Prova!